Inrichting programma, projectadministratie en projectcriteria

Aantal punten aangepast
11-03-2014    Redactie    Nieuwsberichten

In september 2012 is het nieuwe convenant VSV ondertekend door VO- en MBO scholen in regio 37. Er is toen een nieuwe projectorganisatie opgestart. De programma structuur – en de sturing is toen op een aantal punten aangepast. Daarnaast zijn er nieuwe duidelijke projectcriteria opgesteld om te kunnen volgen en waarborgen dat de doelstellingen van het programma worden gehaald. Om meer grip te krijgen op de voortgang, resultaten en effecten van de projecten zijn inmiddels de projectcriteria aangepast. 

Inrichting programma
In september 2012 is het nieuwe convenant VSV ondertekend door VO- en MBO scholen in regio 37. Er is toen een nieuwe projectorganisatie opgestart. Ankerpunten in dit plan waren:

  1. De 4 werkstromen onder aansturing van directeuren van scholen.
  2. De teams waarin % de meeste uitval was, gingen de projecten uitvoeren. 
  3. De teamleider was tevens de projectleider. 
  4. Een programmaleider met inhoudelijke (PMT) en administratieve (PMO) ondersteuning. 
  5. De stuurgroep. 

Na een evaluatie en met de komst van de nieuwe programmadirecteur, is sinds oktober 2013 de programma structuur – en de sturing op een aantal punten aangepast. De werkstromen bleven wel de aandachtspunten, maar in plaats van de trekkers, zijn er projectondersteuners gekomen. Deze hebben een stimulerende rol en zorgen voor ondersteuning van de projectleiders, het bevorderen van de voortgang en het delen van good practices en ervaringen van andere projecten. De regio’s Helmond /Peelland en Eindhoven/ Kempenland hebben een eigen projectondersteuner en in beide regio’s vinden inspiratiebijeenkomsten plaats. Ook inhoudelijk zijn wat accenten verschoven; geen onderzoeken meer, maar aan de slag met leerlingen! En dan bij voorkeur in samenwerking met andere partners in VO –MBO – gemeenten en bedrijven. Projecten moeten wel op de werkvloer blijven, maar meer resultaatgericht en opbrengstgericht worden en opgedane kennis en ervaring moeten meer gedeeld worden. In dit kader is ook de website al wat aangepast, gemoderniseerd en komt er maandelijks een Digitale Nieuwsbrief uit waarin resultaten en succesvolle projecten meer worden uitgelicht.

Projectadministratie
In het kader van het convenant VSV 2012-2015 is aan de regio een totaalbedrag van 6 miljoen euro toegekend. Deze middelen moeten worden gebruikt voor het terugdringen van VSV. De doelstelling van het programma is uitgedrukt in streefpercentage VSV'ers voor 2015 per studierichting door het Ministerie van OCW is voor de onderbouw 1%, bovenbouw VMBO 4%, bovenbouw HAVO/VWO 0,5%, MBO1 22,5%, MBO2 10% en MBO 3/ 4 2,75%. Om dit te kunnen volgen en waarborgen zijn er duidelijke projectcriteria opgesteld. Uiteraard moeten we ook aantonen dat deze middelen rechtmatig en doelmatig zijn besteed, hoeveel / in welke mate leerlingen en studenten hiervan profijt hebben (gehad) en hoe de activiteiten en bereikte effecten geborgd gaan worden. We hebben geprobeerd de administratie zo beperkt mogelijk te houden. Zo is bv het projectplan sterk vereenvoudigd en hebben Ter AA, Summa en de VO scholen een aangepaste urenregistratie. Daarnaast helpen de projectondersteuners bij het opstellen en invullen van het projectplan en bij het bewaken van de voortgang. De voortgang wordt gemonitord en gerapporteerd op 5 indicatoren te weten:

  1.  projectdiscipline 
  2. voortgang 
  3. product en resultaat 
  4. bestede middelen 
  5. borging

Iedere participerende school moet van zijn accountant een goedkeurende verklaring krijgen over de besteding van de hen toegekende middelen. Ze moeten deze toesturen aan de contactschool, wiens accountant het hele programma controleert.

Projectcriteria
In 2012 is er voor gekozen om de projecten toe te kennen aan opleidingen (op CREBO nummer), die percentueel veel schooluitval kenden o.b.v. de cijfers 2010-2011. De doelen van de projecten, waren gericht op de landelijk te behalen normen. In de praktijk bleken veel aangewezen teams (inmiddels) al minder schooluitval te hebben en er was geen relatie te ontdekken in de vermindering van VSV en de uitvoerde projecten. Soms waren de gelden wel goed besteed, maar waren de resultaten / producten moeilijk te benoemen. Samenwerking tussen scholen en gemeenten bleek nog ingewikkeld en de projecten hadden soms de focus verloren. Er was weinig zicht op de voortgang en er was geen budgetbewaking. Dit maakte dat het programma stuurloos werd.

Om meer grip te krijgen op de voortgang, resultaten en effecten van de projecten zijn inmiddels de projectcriteria aangepast. Deze vind je op deze website onder het kopje “mediatheek” onderdeel formulieren. Voor het nieuwe schooljaar zal de stuurgroep in mei 2014 de criteria vaststellen.